1С Кабинет сотрудника: описание, функции и преимущества

1С КЭДО простой и понятный сервис, позволяющий решать практически любые кадровые вопросы сотрудника без личного визита в бухгалтерию или отдел кадров.

Особенно полезен сервис для компаний с большим количеством филиалов или удаленных офисов, ведь электронная система документооборота обеспечивает быстрое и эффективное взаимодействие между всеми подразделениями предприятия. Работники получают доступ к необходимой документации независимо от своего местоположения и в любое время, основное условие наличие интернета. Преимущество использования заключается в том, что можно подавать заявления на получение различных справок, в том числе 2НДФЛ, заявления на вычет, получать расчетные листки, уточнять данные о днях отпуска – есть встроенный калькулятор, подавать заявление на отпуск и т. д.

Что такое 1С Кабинет сотрудника?

1С Кабинет сотрудника – это личный кабинет сотрудника, с помощью которого работник и работодатель имеют возможность обмениваться документами практически в режиме реального времени. Пользоваться сервисом возможно как со смартфона, так и с компьютера, независимо от устройства, интерфейс сервиса выглядит одинаково, и интуитивно понятен любому человеку.

Все документы, оформленные через данный функционал, подписываются электронными подписями – на стороне работника это, как правило, УНЭП – Универсальная Неквалифицированная Электронная Подпись, а на стороне работодателя УКЭП – Универсальная Квалифицированная Подпись, то есть документооборот имеет юридическую силу и соответствует требованиям Трудового законодательства.

Преимущества использования сервиса 1С КС

Удобства от использования личного кабинета сотрудника оценят и работники, и работодатель.

Использование КЭДО для компании полезно тем, что:

• экономит время, не нужны личные визиты в офис;
• сводит к минимуму ошибки, документы выгружаются/загружаются из программы/в программу напрямую;
• повышает эффективность работы бухгалтерии и отдела кадров;
• делает доступной и прозрачной информацию о личных данных сотрудников.

Для руководителя

• Полный контроль рабочего процесса: своевременная информация об отсутствиях работников, возможность заранее составить график отпусков дает возможность отслеживать и планировать рабочий процесс;
• эффективность кадрового документооборота и взаимодействий с работником с соблюдением норм и требований Трудового законодательства.

Для бухгалтерии и отдела кадров

• Сокращает время на ввод данных, т. к. заявления поступают напрямую в программу и можно вводить данные на основании документов;
• нет необходимости «бегать» и собирать подписи в документах – все документы подписываются электронными подписями, имеющими юридическую силу;
• упрощается документооборот и передача данных с работниками, минимизируется ошибки отправка документов из программ и приложения.
• в случае изменений, корректировка личных данных сотрудников;
• в случаях отсутствия сотрудника возможность назначить замещающего;
• выполняется требование Трудового законодательства об обязательной выдачи расчетного листка, а в случае необходимости можно подтвердить выдачу.

Для сотрудника

• Своевременная и полная информация о заработной плате, доступность данных в любое время – сотрудники получают расчетные листки, могут распечатать их если это нужно; в кабинете есть архив где хранятся все полученные данные и есть возможность просмотреть документы полученные ранее; кроме того в кабинете сотрудника на специальной вкладке есть данные и предоставленных вычетах, а также в случае обнаружения неточности есть возможность уточнить данные;
• возможность получать необходимые справки, подавать заявки на изменения личных данных, передавать и получать документы без визита в офис;
• подача заявлений на отпуск и возможность видеть актуальные данные о количестве дней отпуска на конкретную дату, есть встроенный калькулятор отпуска;
• все документы подписываются УНЭП, которая выпускается из личного кабинета и хранится в нём же.

Возможности сервиса 1С Кабинет сотрудника для кадрового отдела и бухгалтерии

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволяет автоматизировать взаимодействие между сотрудниками, бухгалтерией и кадровой службой. Большинство кадровых процессов переводится в электронный формат, что сокращает время обработки документов и снижает нагрузку на специалистов.

Рассмотрим основные возможности сервиса для кадровиков и бухгалтеров:

• отправка расчетных листков сотрудникам напрямую из 1С;
• получение подтверждений об ознакомлении с расчетными листами;
• прием и обработка электронных заявлений от сотрудников;
• автоматическая передача приказов на подпись;
• формирование и отправка справок с электронной подписью работодателя;
• централизованная работа с задачами сотрудников внутри программы 1С.

Далее подробно разберем каждую возможность.

Отправка расчетных листков и контроль ознакомления сотрудников

После выполнения расчета заработной платы бухгалтер может опубликовать расчетные листки в личных кабинетах сотрудников непосредственно из 1С.

Сотруднику не требуется посещать бухгалтерию или запрашивать документы отдельно — вся информация доступна в мобильном приложении или через веб-версию сервиса.

В личном кабинете сотрудник может:

• просмотреть начисления и удержания;
• скачать расчетный лист;
• подтвердить ознакомление с документом.

После подтверждения информация автоматически фиксируется в программе. В 1С кадровик или бухгалтер видит статус ознакомления каждого сотрудника. Для подписанных документов отображается соответствующая отметка, что позволяет быстро контролировать процесс выдачи расчетных листков.

Получение электронных заявлений от сотрудников прямо в 1С

Сервис значительно упрощает работу с кадровыми документами. Сотрудники могут самостоятельно направлять заявления через личный кабинет, не используя бумажные документы.

Через сервис можно оформить:

• заявление на отпуск;
• командировку;
• больничный;
• авансовый отчет;
• заявление на отпуск без сохранения заработной платы;
• и другие кадровые обращения.

Например, сотрудник отправляет заявление на отпуск через мобильное приложение. После этого в программе 1С у ответственного сотрудника появляется новая задача в разделе «Мои задачи».

Для дальнейшей обработки достаточно открыть обращение и нажать кнопку выполнения.

На основании заявления система позволяет быстро создать кадровый документ без повторного ввода данных вручную.

Такой подход ускоряет согласование документов и минимизирует вероятность ошибок.

Передача приказов сотрудникам на электронную подпись

После обработки заявления сервис позволяет автоматически направить сотруднику соответствующий приказ на ознакомление и подпись.

Например, после утверждения командировки в личный кабинет сотрудника отправляется приказ о направлении в командировку.

Сотрудник получает уведомление, открывает документ в приложении и подтверждает ознакомление электронной подписью. Информация о подписании синхронизируется с 1С, благодаря чему кадровая служба всегда видит актуальный статус документа.

Электронный документооборот помогает отказаться от бумажных подписей и ускоряет кадровые процессы внутри компании.

Формирование и отправка справок из 1С

Сервис позволяет сотрудникам самостоятельно запрашивать необходимые справки через личный кабинет, а бухгалтерии — быстро их формировать и отправлять.

После подачи запроса ответственному сотруднику автоматически создается задача в разделе:

Главное → Сервис → Мои задачи

К задаче прикрепляется необходимый документ, который можно проверить и отправить сотруднику буквально в несколько действий.

Через сервис можно выдавать:

• справки 2-НДФЛ;
• справки с места работы;
• справки об остатке отпуска;
• другие внутренние документы компании.

Если требуется использовать нестандартный шаблон документа, пользователь может удалить автоматически сформированный файл и прикрепить собственную версию.

После завершения обработки сотрудник получает готовую справку в своем личном кабинете.

Удобная работа с задачами сотрудников

Все обращения сотрудников отображаются в едином окне задач с указанием сроков исполнения и текущего статуса.

Это позволяет:

• контролировать обработку заявлений;
• не пропускать запросы сотрудников;
• быстро распределять задачи между ответственными специалистами;
• ускорять внутренний документооборот.

Для типовых ситуаций можно заранее подготовить шаблоны ответов, что дополнительно сокращает время обработки обращений.

Возможности личного кабинета для сотрудников

Сервис удобен не только для бухгалтерии и кадрового отдела, но и для самих сотрудников компании.

Работать с системой можно:

• через мобильное приложение;
• через браузер на компьютере;
• из любой точки, где есть доступ к интернету.

Интерфейс сервиса интуитивно понятен и не требует дополнительного обучения.

Основные возможности для сотрудников:

• просмотр расчетных листков и данных по заработной плате;
• подтверждение ознакомления с документами;
• подача заявлений на отпуск;
• оформление отпуска за свой счет;
• контроль остатка отпускных дней;
• получение справок онлайн;
• отслеживание статуса заявок и документов;
• подписание кадровых документов электронной подписью.

Использование сервиса позволяет значительно сократить количество бумажных документов и делает взаимодействие сотрудников с кадровой службой максимально удобным и быстрым.

Кабинет сотрудника в браузере будет отличаться от мобильного приложения только визуалом, а именно расположением разделов, в браузере – они сбоку слева, но функционал идентичен:

С какими конфигурациями 1С совместим «Кабинет сотрудника»?

Сервис встроен в большинство типовых решений 1С: ЗУП, Бухгалтерия предприятия, ERP. Комплексная автоматизация, поэтому его внедрение и установка не требует много времени. Кроме того, разработчик по запросам пользователей постоянно развивает и расширяет его возможности.

Особенности подключения и работы в КС

Подробное описание подключения, первого входа и настройки сервиса 1С Кабинет сотрудника описали в статье.

Безопасность данных личного кабинета

Безопасность данных обеспечивается тем, что сотрудник обязан самостоятельно установить уникальный пароль. Автоматическое создание временных либо постоянных паролей администраторами системы исключено.

При первичной авторизации пользователю направляется электронное сообщение с уникальным идентификатором — логином.

В ходе первого входа необходимо создать надежный пароль, соблюдая следующие требования:

• Минимальная длина составляет восемь символов;
• Обязательное наличие хотя бы одной заглавной латинской буквы;
• Наличие как минимум одной цифры;
• Рекомендуется включение специального символа (например, !, $, #);
• Запрещено использование простых комбинаций («123456», «password»);
• Повторное применение ранее использованных паролей недопустимо.

Данные меры направлены на защиту конфиденциальных данных сотрудников и корпоративной информации организации.

Подведем итоги

В статье мы постарались максимально полно описать функционал приложения, для того, чтобы было легче оценить преимущества и удобство сервиса для каждого сотрудника компании и компании в целом. Если вас заинтересовал сервис, то мы будем рады продемонстрировать его возможности на встрече и рассказать об условия подключения, кроме того для ознакомления и оценки сервиса мы можем предоставить тестовый доступ для вашей компании. Рады встрече с вами!