1С Кабинет сотрудника: подключение, вход и настройка

«1С:Кабинет сотрудника» (КЭДО) является современным инструментом автоматизации рабочих процессов компании, который значительно упрощает взаимодействие работодателя и персонала.

Благодаря данной платформе пользователи могут оперативно получить доступ ко всей необходимой информации, включая сведения о начисленных зарплатах, социальных выплатах, больничных листах и отпусках. Это также удобный способ подачи заявок и запросов справок в цифровой форме, минимизируя бумажную работу и ускоряя документооборот внутри предприятия.

Чтобы сервис работал корректно и приносил максимум пользы, важно грамотно подключиться и настроить ключевые функции системы. В данной статье рассмотрим пошагово, как настроить подключение к через программу ЗУП.

Как подключить 1С Кабинет сотрудника

Подключить сервис можно или на начальной странице при входе в программу:

или через раздел Кадры → Сервис 1С КЭДО

Первое на что следует обратить внимание в открывшемся окне - это функционал «Интернет-поддержка» - он должен быть подключен. Подключение осуществляется по кнопке «Подключить»:

После включения «Интернет-поддержки», в форме станут активными для заполнения строки, в которых необходимо ввести следующие данные:

• адрес, по которому функционал регистрируется - название произвольное;
• наименование организации;
• ответственного - выбрать из списка персонала, обычно это или работник кадровой службы, или бухгалтер, который рассчитывает заработную плату;
• email и номер телефона ответственного лица:
  

и нажать кнопку «Подключить».

Далее под полем «Идентификатор» появится сообщение о том, что КЭДО подключен и для дальнейшей авторизации в системе ответственному лицу нужно пройти по ссылке. После перехода по ссылке ответственное лицо, он же администратор должен ввести и подтвердить номер телефона, указанный в настройках. По указанному номеру поступит код подтверждения, который необходимо ввести в поле.

Таким образом, на стороне работодателя всё подключено.

Как настроить 1С Кабинет сотрудника

Следующим шагом в настройке является подключение ЭДО, данный функционал используется для сбора согласий о присоединении к КЭДО.

1. Для активации использования находясь в разделе КЭДО в программе (раздел Кадры) → Настройки → Кадровый электронный документооборот → включить флаг Используется ЭДО:
2. По гиперссылке Редактировать шаблон согласия откроется редактируемая форма на присоединение, в неё можно внести необходимые изменения.
3. По кнопке Сформировать согласия формируются согласия для отправки работникам
4. Флаг Автоматическое формирование согласий будет рассылать согласия новым работникам в автоматическом режиме.

Со стороны работодателя отправляемые документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Обычно УКЭП выпускают на руководителя предприятия, кадровая служба и бухгалтерия могут не иметь таких подписей, тогда в программе можно настроить Маршрут подписания.

Настройка маршрута в программе осуществляется в разделе Администрирование → Обмен электронными документами → Электронная подпись

Следующее - это создание аккаунтов пользователям.

1. Для этого переходим по гиперссылке Изменить настройку публикации
   
   В открывшемся окне, в табличной части → колонка Условия допуска к ЭДО необходимо выбрать один из предложенных вариантов:
   
   
   • При подготовке сканов подписанного согласия, т. е. сразу после загрузки сканов специалист сможет выпустить подпись и у него появится возможность подписывать документы
   • При проверке сканов подписанного согласия, т.е. работник подтверждает получение бумажных экземпляров документа, в этот момент активируется подпись и можно подписать скан-копии
   • Сразу, согласия собраны ранее, в данном случае подпись доступна сразу и подтверждать ничего не нужно; этот вариант используется когда заранее были собраны документы на бумажном носителе.
   Напротив штатных единиц нужно проставить флаг Выгружать, если есть коллеги по которым не требуется выгрузка данных, тогда нужно настроить «Исключения из правил публикации» - указать фамилии и атрибут «Не публиковать»:
   
   Если по какому-либо коллеге или коллегам указана неполная информация, тогда появится гиперссылка красным цветом «Не публикуются кабинеты из-за ошибок заполнения для … сотрудников», если нажать на фамилию, то откроется окошко с расшифровкой.
2. Данные открываются через ЛК администратора: раздел Настройка → вкладка Администрирование → Личные кабинеты → рядом с фамилиями коллег будут цветные пиктограммы, обозначающие наличие или отсутствие ЛК, так например серая пиктограмма обозначает отсутствие ЛК.
   Напротив фамилии поставить флаг → нажать Создать аккаунт:
   Есть возможность автоматического создания ЛК новым пользователям для этого - поставить флаг «Автоматически создавать кабинеты».
   
   
3. Далее необходимо отправить приглашения на электронную почту или SMS-сообщение на телефон:
   
   Приглашения можно отправлять автоматически если поставить соответствующий флаг.

После создания ЛК рядом с фамилией пользователя пиктограмма станет зеленого цвета - если учетная запись создана, или красного цвета, если учетная запись не создана и есть ошибки, если нажать на фамилию то появится окно с указанием ошибки.

Как войти в 1С кабинет сотрудника

Теперь рассмотрим порядок действий на стороне работника, которому открывается доступ. Есть два варианта использования: первый - на компьютере через браузер, второй - мобильное приложение, безусловно эксплуатация мобильного приложения удобнее и доступнее.

1. Итак, пользователь получает сообщение с приглашением, в котором есть ссылка для скачивания и установки мобильного приложения, и код активации.
   Приложение скачано и установлено, на следующем шаге участник создаёт пароль и выбирает способ входа из предложенных двух вариантов:
   • создать ПИН-код
   • входить при помощи отпечатка пальца.
   Здесь стоит отметить, что установка приложения достаточно простая и интуитивно понятная, появляются подсказки.
2. Далее, при первом входе, на вкладке Документы специалист увидит сообщение о присоединении к кадровому документообороту, необходимо нажать на кнопку Подключиться→ откроется меню работы с согласием. Здесь нужно выбрать один из трёх вариантов «Я подписал», «Напомнить позже», «Отказаться», если был выбран вариант «Я подписал», то документ уходит в отдел кадров, после чего необходимо дождаться подтверждения получения документа от отела кадров. После чего переходим к следующему шагу.
3. Выпуск/перевыпуск подписи. В аккаунте пользователя → в правом/ нижнем углу «...» → выбрать Профиль → пролистать до конца → Создать - для выпуска электронной подписи и Обновить - для перевыпуска.

Бывают случаи работник при создании ЛК указал пароль и забыл его, т.к. пароль при входе не используется, не всегда можно его сохранить или запомнить, тогда необходимо открыть приложение через браузер в появившемся окне нужно ввести Логин → нажать Далее → в следующем окне нажать на кнопку Забыли пароль → будет предложено ввести ли номер телефона, или email куда приложение направит ссылку для смены пароля.

Подведем итоги

В данной статье рассмотрен порядок подключения функционала сервиса как на стороне работодателя, так и на стороне работника как видно из описания порядок действий несложный, есть подсказки. Безусловно, пользователи могут столкнуться с затруднениями и ошибками , описать которые в рамках статьи не предоставляется возможным. В таком случае целесообразнее своевременно обратиться к специалистам нашей компании, которые помогут и приведут к желаемому результату.