В широком понимании слова, «воинский учет» играет важнейшую роль в безопасности страны. В связи с этим, каждая организация должна строго соблюдать установленные законодательством правила ведения этого вида учета.
В материале осветим необходимые настройки и порядок ведения воинского учета (ВУ) в конфигурации «1С: Зарплата и управление персоналом 8».
Как в 1С ЗУП настроить воинский учет?
- Начинаем работу с раздела «Настройка» — «Кадровый учет», находим «Воинский учет» и ставим галочку «Ведется воинский учет», другие опции ставим при необходимости:
- Теперь можно указать ответственного за ВУ работников. Для этого нужно зайти в «Настройка» — «Организации», выбрать организацию, перейти на вкладку «Учетная политика и другие настройки» выбрать «Ответственные лица» и задать сотрудника в поле «Ответственный за ВУР»:
- Проведя вышеуказанные действия на вкладке «Учетная политика и другие настройки» увидим пункт «Воинский учет», который открывает доступ к оформлению обязательных документов для установления на ВУ предприятий в военкомате (ВК): «Приказ об организации воинского учета» и «План работы по осуществлению воинского учета», которые есть возможность записать на диск, если нужно скорректировать, и распечатать.
- Далее идем в «Настройка» — «Должности», и в каждом значении можем указать в «Категория воинского учета» фактический параметр, например, Руководители, Специалисты, Другие служащие, Рабочие:
Ведение учета военнообязанных в программе 1С ЗУП
По Российскому законодательству все работодатели (кроме индивидуальных предпринимателей) должны вести воинский учет (Федеральный закон № 53-ФЗ от 28.03.1998) военнообязанных сотрудников, и подлежащих призыву.
Порядок ведения воинского учета
Осуществление ведения воинского учета включает:
- назначение ответственных лиц;
- постановка предприятия на ВУ;
- подготовка сведений по действующим сотрудникам;
- проведение мероприятий по информированию персонала;
- выполнение постоянных операций для исполнения законодательства в части требований по ведению ВУ;
- осуществление безопасного хранения данных;
- и другие операции, предусмотренные законодательством.
Ввод сведений о воинском учете сотрудников
Далее можем приступить к внесению реквизитов по ВУ в информацию по каждому сотруднику.
- Открываем карточку сотрудника, выбираем соответствующую гиперссылку:
- Здесь можно указать данные по сотруднику:
- В случаях, когда работника планируется снять с ВУ, в пункте «Отношение к воинской обязанности» выбираем «Невоеннообязанный»:
- В ситуации, когда сотрудник не предоставил военный билет, не имеет отметок на тринадцатой странице паспорта, и есть основания полагать, что он должен состоять на ВУ, то в пункте «Отношение к воинскому учету» выбираем «Не состоит на воинском учете (но должен)»:
- В данных можно внести документы работника, которые имеют значение в плане ВУ, например, Военный билет, Удостоверение личности военнослужащего Российской Федерации, Водительское удостоверение и т. д.:
- Также необходимо проверить и, при отсутствии информации, заполнить разделы «Образование, квалификация» и «Семья».
Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету по форме 10
ВУ сотрудников ведется с помощью документа «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету»:
В эти карточки должны быть внесены сведения по каждому сотруднику, относящемуся к ВУ. Чтобы внесение происходило автоматически, в справочники «Сотрудники» или «Физические лица» следует добавить информацию, касающуюся личных данных, семейного положения, образования, квалификации, места работы, места проживания работника и раздел «Воинский учет», о чем в статье было прописано выше.
Карточка учета организации по форме 18
«Карточка учета организации (форма № 18)» формируется через «Кадры» — «Кадровые отчеты»:
Задаем параметры данного отчета (выбор периода, организации), нажимаем «Сформировать». Отчет представит сведения о военнообязанных сотрудниках:
- При первой подаче этой формы Регистрационный номер оставить пустым, впоследствии районная комиссия присвоит его, который и потребуется указывать в дальнейшем.
- В пунктах 1-9 указывается информация из карточки организации.
- Численность штатных сотрудников отражается в пункте 10, который разбит на подпункты, содержащие информацию о работниках, по которым внесены сведения ВУ.
- Пункт 11 отражает опцию ведения бронирования в компании.
- 12,13,14 пункты заполняются вручную, в случае применимости.
- Пункт 15 будет заполнен автоматом, если в организации не предусмотрено бронирование граждан на период мобилизации и на военное время.
Уведомление в военкомат о приеме, переводе и увольнении
При приеме сотрудника на работу нужно проверить отметки в паспорте РФ раздела «Воинская обязанность» (или в другом предоставленном ДУЛ) и просмотреть Военный билет. Далее проводится работа по внесению информации в программу по вышеописанным в статье инструкциям.
- Во время принятия на работу, увольнении, или переводе в программе формируется документ «Сведения о приеме, переводе и увольнении для военкомата» (раздел «Кадры»):
- Теперь создаем «Извещение о приеме или увольнении» («Кадры» — «Кадровые отчеты») и в срок до 5 дней отправляем в ВК:
Сведения об изменениях в личных данных
- «Листки сообщений об изменениях» создаем каждый раз при изменениях важных данных военнообязанных, вносим изменения в закладке «Сведения о сотруднике»:
- Затем формируем печатную форму – вкладка «Основное» — «Листок сообщения»:
Важно заметить, что на этом шаге галочку «Корешок листка получен» ставить не надо, иначе данные об актуализации информации сотрудника не зафиксируются в отчете «Сведения об изменениях для военкомата».
- Следующим этапом выводим печатную форму «Сведения об изменениях для военкомата», и предоставляем отчет с преобразованными данными в ВК в срок до 5 дней.
Извещение о вызове сотрудника в военкомат
Для информирования о вызове работника в ВК нужно вывести на печать документ «Карточка оповещения»:
Здесь можно задать период, указать сотрудника, по которому нужно сформировать карточку. Данное оповещение вручается не позднее чем за три дня до планируемой даты прибытия работника в военный комиссариат под подпись. Распечатанное заполненное оповещение копируется, отрывная часть («Оборотная сторона») отправляется в военкомат письмом. Также необходимо обеспечить возможность отсутствия сотрудника с сохранением оплаты труда на период его похода в ВК.
Список граждан, состоящих на учете и подлежащих постановке на ВУ
- Отчет «Список состоящих на учете и подлежащих постановке на ВУ граждан» создается через «Кадры» — «Кадровые отчеты»:
- В целях представления отчета можно воспользоваться фильтрами по умолчанию – по периоду и организации, нажать «Сформировать»:
- Отчет выдает список военнообязанных сотрудников (и призывников). Сведения автоматически подтягиваются из соответствующей информации справочников «Сотрудники» и «Организации».
- При потребности выгрузки информации по сотрудникам, обязанным состоять на ВУ, но не состоящих, их можно отфильтровать через «Настройки», выбираем снизу опцию «Расширенный», выберем требуемое значение в соответствующей строке, нажмем «Закрыть и сформировать»:
- В дополнение, может быть полезным отчет «Анализ карточек воинского учета», который компактно формирует реестр работников с важной информацией для организации ВУ:
Сведения о сотрудниках, подлежащих первоначальной постановке на учет
Сведения о сотрудниках, которым предстоит впервые встать на учет военнообязанных могут потребоваться при требовании военного комиссариата. Законодательно установлен срок для исполнения данного запроса – 1 ноября текущего года. В данном вопросе нам поможет отчет, открываемый по пути «Кадры» — «Кадровые отчеты» — «Список первоначальной постановки на воинский учет»:
В настройках задаем период, организацию, и ставим текущий год:
По итогу получим реестр работников предприятия, которым в настоящем году станет семнадцать лет, и они обязаны встать на ВУ. Сведения выгружаются автоматически из информации карточек сотрудников и в сопоставлении с кадровыми документами. Ниже этого списка сразу выгружается Анкета для ручного заполнения.
Ежегодная сверка с документами воинского учета
В соответствии с законодательством РФ работодатель должен минимум 1 раз в год производить сверку переданных в ВК данных о ВУ сотрудников с данными из личных карточек, заведенных в системе. Необходимо постоянно следить за актуальностью информации чтобы избежать ошибок, которые могут привести к наложенному на компанию штрафу. В данной работе нам поможет «Список граждан для сверки с военкоматом» («Кадры» — «Кадровые отчеты»):
Выбираем период, организацию, нажимаем «Сформировать». Данный отчет также содержит необходимую информацию о сотрудниках в целях реализации мероприятий, связанных с воинским учетом:
Необходимо сформировать два экземпляра данного списка, один направляется в военкомат, второй с регистрационными записями отправляется на хранение в самой организации на минимальный срок один год.
Возвращаясь к форме №10, возможно настроить, чтобы в полях «Сверка с документами воинского учета» и «Сверка с военным комиссариатом» элемента «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету».
- Для этого вначале необходимо внести информацию в «Сверка с документами воинского учета» и «Сверка с военным комиссариатом»:
- Для формирования каждого из двух видов документов выбираем организацию, дату, и через нажатие на «Подбор» или «Добавить» выбираем работников для сверки, прожмем «Провести и закрыть»:
Как следствие получим два сформированных проведенных элемента:
- Теперь убедимся, что соответствующие поля документа «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету» заполнены:
Учет бронирования сотрудников в 1С ЗУП
Бронирование работников — это предоставление военнообязанным работникам временной отсрочки от призыва по мобилизации, чтобы обеспечить непрерывную работу критически важных организаций (госорганов, оборонных предприятий, объектов жизнеобеспечения) в военное время, так как их трудовая функция необходима для поддержания стабильности страны. Это не освобождение, а отсрочка, которая оформляется через военкомат для работников на специальном ВУ и требует продления.
- Ради необходимости проведения брони в 1С ЗУП следует проставить галочку пункта «Ведется учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время». При наличии в предприятии должностей, имеющих отношение к летно-подъемному составу или к плавсоставу, нужно сделать соответствующие отметки, потому что присутствие в штате таких сотрудников обязательно отражается в отчетах бронирования. В этом случае карточках должностей станет доступен выбор отнесения к данным составам:
- В целях осуществления брони работников работодатель предварительно формирует первый вариант приказа о бронировании и направляет выписки из него в военкоматы в интересах получения согласования. Перед этим желательно проверить, и, при потребности, актуализировать/заполнить сведения в карточки персонала о военно-учетной специальности и прикрепленному военкомату:
- Вслед за получением согласования от ВК подготавливается финальный текст приказа о бронировании. Копию документа нужно отправить в ВК по местоположению регистрации предприятия, а выписки из приказа о бронировании в военкоматы, в которых указанные работники находятся на ВУ. Приказ формируется через «Документы бронирования»:
- В открывшемся окне нажимаем «Создать», из выпадающего списка выбираем «Приказ о бронировании работников»:
- Далее выбираем организацию, устанавливаем дату регистрации, добавляем работников, подлежащих бронированию через кнопки «Подбор» или «Добавить». Поле «Номер» будет автоматом установлен программой после записи документа.
- После проведения документа можно будет вывести печатную форму «Приказа о бронировании» через кнопку «Печать». Также через данную кнопку формируем:
- «Список забронированных работников» (отправляется в ВК по месту регистрации компании),
- «Выписка из приказа о бронировании»,
- «Выписка из проекта приказа о бронировании» (направляются в военкомат по месту учета работников):
- Флаг «Согласовано с военкоматом (не редактируется)» следует устанавливать, получив соответствующее согласование у военного комиссариата по месту нахождения предприятия, что поможет заблокировать непреднамеренные изменения этих элементов.
- После проведения изменений в карточке работника в разделе «Воинский учет» увидим подтянувшиеся сведения о бронировании. Нажав на гиперссылку «Документы бронирования», моментально перейдем в одноименный раздел для быстрого просмотра соответствующих элементов:
Отмена бронирования может стать актуальной в нескольких случаях, например, сотрудник уволен, организация теперь не выполняет задания гособоронзаказа, с предприятия снято мобилизационное задание и т. д. При описанных действиях готовится «Приказ о прекращении бронирования»:
- Выбираем организацию, дату, добавляем сотрудников через кнопки «Подбор» и «Добавить».
«Номер» установится автоматом при записи.
- Проведем данный приказ, откроем для просмотра.
- По кнопке «Печать» можем распечатать как сам приказ, копию которого нужно переслать в ВК по месту регистрации предприятия, так и «Список работников», отправляемый вместе с приказом, и «Выписку из приказа о прекращении бронирования», которую надо отправить в военкомат, поставивший на учет указанного работника.
- Согласовывать с военным комиссариатом данный приказ не нужно.
Подведем итоги
Воинский учет является важнейшей составляющей кадрового учета, для организации которого требуется произвести несложную настройку программы и изучить порядок ведения. При грамотном построении процесса ведения ВУ в организации будут гарантированы:
- соблюдение законодательства,
- экономия времени ответственных сотрудников,
- актуальность личных данных военнослужащих,
- отсутствие штрафов во время проверки.
Программа «1С: Зарплата и управление персоналом» содействует существенному облегчению данного процесса, а сотрудники компании «Антарес» помогут осуществить внедрение в Вашей организации 1С: ЗУП, настроить ведение воинского учета и обеспечить максимально удобную и эффективную работу в данной конфигурации 1С и других.
