Как подключить 1С ЭДО?

Даже если бизнес-компании работают офлайн, все равно стараются создать удобную рабочую онлайн-среду с автоматизацией рутинных процессов. Онлайн-компании полностью переходят на электронный документооборот. В нашей статье разберем возможность подключения ЭДО в системе 1С.

Что такое сервис 1С-ЭДО?

1С-ЭДО – сервис для работы с электронной документацией. Удобная платформа для взаиморасчетов и обмена документами в электронном виде между партнерами, поставщиками, заказчиками.

Инструкция по подключению ЭДО в 1С

Если у вас пока не было продукта 1С, необходимо его приобрести. Это может быть 1С:Предприятие, 1С:Розница, 1С:Бухгалтерия и другие.

1. Регистрируемся на официальном портале 1С либо поручаем это обслуживающей организации 1С.
2. После регистрации вам приходит ключ для установки программы на корпоративный ПК.
3. Для использования электронной подписи для документации, устанавливаем на ПК программу криптографии, под которую была создана электронная подпись.
4. Открываем установленную программу 1С и производим дальнейшие настройки системы.

Как начать работать в 1С Электронный документооборот?

Для начала работы в ЭДО необходимо получить электронную подпись в соответствующих государственных органах. Это могут быть удостоверяющие центры Федеральной налоговой службы или Минцифры. На официальных сайтах этих организаций есть перечень сертифицированных компаний, которые могут предоставлять ключ к квалифицированной электронной подписи.

Выбор оператора ЭДО

Выбрать оператора можно, спросив своих контрагентов или поставщиков, через какого агента они передают электронную документацию. Удобнее работать с тем же оператором, чтобы не настраивать роуминг. После выбора агента открывается помощник подключения, который подтягивает всю информацию о вашей компании из договора. После заполнения всех регистрационных данных нажимаем на плашку – «подписать». О том, как добавить сертификат электронной подписи в 1С-ЭДО, можно узнать из нашей статьи здесь.

Проверка подключения

В системе 1С отображается подключение электронного документооборота. В учетной записи устанавливается идентификатор как участника ЭДО. В учетные записи ЭДО добавляются электронные подписи руководителя и бухгалтера.которые будут работать с документацией.

Оповещение контрагентов

Уведомляем партнеров, контрагентов, поставщиков о переходе на ЭДО. С ними нужно будет заключить договор о работе с электронной документацией и прописать критерии, ограничения.

Что нужно для подключения ЭДО в других программах 1С?

Принцип подключения ЭДО в разных программах 1С примерно схожий, но есть небольшие различия. Чтобы вам не тратить много времени на старте, предоставляем небольшие инструкции по подключению ЭДО в системах 1С: Бухгалтерия, Управление предприятием, Розница.

Подключение 1С-ЭДО к 1С:Бухгалтерии

Подключение к ЭДО выполняется из карточки организации, для этого клиента: “ ЭДО  переходим в раздел – Подключить организацию, и проходим все этапы регистрации по подсказкам системы. Обычно это не затруднительно.

После того, как вы видите зеленую галочку и фразу – заявление на регистрацию абонента ЭДО отправлено, можно нажать на кнопку Закрыть. Обычно проверка данных и подтверждение регистрации занимает 2-5 минут, после чего приходит уведомление.

Приглашаем контрагентов

• Чтобы пригласить контрагента в свою систему, нужно зайти в раздел «Контрагенты».
• Нажимаем кнопку ЭДО – «подключить организацию».
• Нажимаем на кнопку – «пригласить для обмена ЭДО».
  
• Оператор отправит сообщение.
• Для отправки  электронных документов  контрагент должен принять приглашение. Статус приглашение должен измениться на принято.

Как получить электронный документ

Обмен документами производится через раздел Текущие дела ЭДО. В верхнем углу раздела можно увидеть кнопку – Отправить и получить. Через нее проводится обмен документацией.

Как отправить УПД

Универсальный передаточный документ – самый распространенный в системе ЭДО. С его помощью проводится ключевая синхронизация данных между компанией и контрагентами. После оформления документа он отправляется по команде: «ЭДО – отправить электронный документ».

Подключение ЭДО в 1С:Розница

Перед настройкой необходимо приобрести ИТС- подписку для программы 1С или частичную подписку для работы с ЭДО. Предварительно в учетную запись 1С загружаем сертификат на электронную подпись. Для работы в ЭДО  сертификат добавляем в подразделе – Электронная подпись и шифрование.  Нажимаем там на кнопку Добавить -  Для подписи и шифрования  выбираем сертификат электронной подписи.

• После прохождения проверки заходим в раздел «Обмен с контрагентами».
• Включаем возможность работы с сервисами ЭДО.
• Создаем новую учетную запись.
• Заполняем поля, следуя подсказкам.
• Нажимаем «подключить ЭДО».

При подключении система может потребовать ввести пароль от электронной почты и номер продукта 1С:Розница, в которым вы подключаете ЭДО. Если подключение не удалось, система покажет, какие были допущены ошибки, например, не указан ОГРН, не проставлен адрес компании, телефон компании или руководителя. Когда подключение удалось, оператор присылает уведомление, что нашей организации присвоен идентификатор участника ЭДО. После этого можно начать отправлять приглашения контрагентам  и начинать обмениваться электронной документацией.

Подключение ЭДО в 1С: Управление предприятием

• Переходим в раздел «Администрирование», далее – «Обмен электронными документами».
• Ставим галочку в поле «Электронные подписи».
  
• Для подписания документов добавляем сертификат электронной подписи.
  
• Чтобы установить сертификат, система предложит скачать крипто-программу.
  
• Если сертификата еще нет, его можно заказать через 1С-Подпись. Для оформления заявления на выпуск сертификата физического лица в настройках электронной подписи и шифрования перейдите на вкладку «Сертификаты» и нажмите кнопку «Выпустить сертификат».
  
• Производится дополнительная настройка сотрудников, которые будут работать в системе.

Как отправить приглашение к ЭДО контрагенту?

Отправить оповещение контрагенту о том, что вы начали пользоваться электронным документооборотом и приглашаете его в систему, можно 2 способами.

С помощью оператора ЭДО

• Чтобы пригласить контрагента в свою систему, нужно зайти в раздел Контрагенты.
• Нажимаем на кнопку ЭДО  – пригласить для обмену ЭДО.
  
• Выбираем из списка оператора, с которым работает контрагент. Данные вашей организации подтянутся автоматически.
  
• Нажимаем «отправить».
  
• Таким образом контрагенту уходит приглашение. Он получит приглашение, и сможет принять в своей системе.

Массовая рассылка

Если контрагентов много, можно воспользоваться массовой рассылкой приглашений по списку.

• Открываем «Справочник».
• Находим подраздел «Контрагенты».
• В списке выделяем галочками нужные компании.
  
• Нажимаем на плашку «ЭДО», где откроется подсказка – «Пригласить к обмену электронными документами».
• Нажимаем «отправить», все сообщения будут отправлены.

Преимущества 1С-ЭДО для бизнеса

Переход на электронный документооборот позволяет компаниям экономить на бумаге, печати, архивировании, доставке бумажных документов. Не требуется приобретать копировальные машины, тратить средства на краску для печати, ремонт и комплектующие.

Электронные документы защищены от несанкционированного доступа благодаря системе шифрования. В 1С-ЭДО ввод почти всех параметров настроен автоматически. Сотруднику достаточно только создать новый документ и выбрать контрагента для отправки данных.

Пользователи в режиме онлайн видят изменения статуса обмена документацией: отправлен, получен, подписан, документ отклонен. Потерять электронные документы невозможно, как бумажные. Вся информация сохраняется в системе и может быть использована по назначению. Весь документооборот под контролем без лишних усилий.

Подведем итоги

Если подключение ЭДО является для вас сложным или вы не можете исправить ошибки, которые появляются после заполнения полей регистрации, обращайтесь в компанию «Антарес» за помощью. Наши специалисты быстро и недорого настроят все системы и сервисы, после чего сотрудники смогут быстро начать работу.