Даже если бизнес-компании работают офлайн, все равно стараются создать удобную рабочую онлайн-среду с автоматизацией рутинных процессов. Онлайн-компании полностью переходят на электронный документооборот. В нашей статье разберем возможность подключения ЭДО в системе 1С.
1С-ЭДО – это сервис для работы с электронной документацией. Удобная платформа для взаиморасчетов и обмена документами в электронном виде между партнерами, поставщиками, заказчиками. Передача информации о деятельности компании в Налоговую службу, Пенсионный фонд, другие государственные организации.
Если у вас пока не было продукта 1С, необходимо его зарегистрировать. Это может быть 1С:Предприятие, 1С:Розница, 1С:Бухгалтерия и другие.
Для начала работы в ЭДО необходимо получить электронную подпись в соответствующих государственных органах. Это могут быть удостоверяющие центры Федеральной налоговой службы или Минцифры. На официальных сайтах этих организаций есть перечень сертифицированных компаний, которые могут предоставлять ключ к квалифицированной электронной подписи.
Выбрать оператора можно, спросив своих контрагентов или поставщиков, через какого агента они передают электронную документацию. Удобнее работать с тем же оператором, чтобы не настраивать роуминг. После выбора агента открывается помощник подключения, который подтягивает всю информацию о вашей компании из договора. После заполнения всех регистрационных данных нажимаем на плашку – «подписать». О том, как добавить сертификат электронной подписи в 1С-ЭДО, можно узнать из нашей статьи здесь.
В системе 1С отображается подключение электронного документооборота. В учетной записи устанавливается идентификатор как участника ЭДО. К электронным подписям руководителя и бухгалтера добавляются ЭДО сотрудников, которые будут работать с документацией.
Уведомляем партнеров, контрагентов, поставщиков о переходе на ЭДО. С ними нужно будет заключить договор о работе с электронной документацией и прописать критерии, ограничения.
Принцип подключения ЭДО в разных программах 1С примерно схожий, но есть небольшие различия. Чтобы вам не тратить много времени на старте, предоставляем небольшие инструкции по подключению ЭДО в системах 1С: Бухгалтерия, Управление предприятием, Розница.
Нажимаем на плашку «ЭДО», переходим в раздел – «Подключить организацию», и проходим все этапы регистрации по подсказкам системы. Обычно это не затруднительно. После того, как вы видите зеленую галочку и фразу – «заявление на регистрацию абонента ЭДО отправлено», можно нажать на кнопку «Закрыть». Обычно проверка данных и подтверждение регистрации занимает 2-5 минут, после чего приходит уведомление.
Приглашаем контрагентов
Как получить электронный документ
Обмен документами проводится через раздел «Текущие дела ЭДО». В верхнем углу раздела можно увидеть плашку – «Отправить и получить». Через нее проводится обмен документацией.
Универсальный передаточный документ – самый распространенный в системе ЭДО. С его помощью проводится ключевая синхронизация данных между компанией и контрагентами. После оформления документа он отправляется по команде: «ЭДО – отправить электронный документ».
Перед настройкой необходимо приобрести ИТС – подписку для программы 1С или частичную подписку для работы с ЭДО. Предварительно в 1С загружаем сертификат на электронную подпись. Для работы в ЭДО и сдачи документации в Налоговую службу потребуется получить усиленную квалифицированную электронную подпись. Сертификат добавляем в подразделе – «Электронная подпись и шифрование». Заходим там в раздел «Настройки», создаем новую учетную запись, добавляем сертификат и отправляем на проверку.
При подключении система может потребовать ввести пароль от электронной почты и номер продукта 1С:Розница, в которым вы подключаете ЭДО. Если подключение не удалось, система покажет, какие были допущены ошибки, например, не указан ОГРН, не проставлен адрес компании, телефон компании или руководителя. Когда подключение удалось, оператор присылает уведомление, что нашей организации присвоен номер участника ЭДО. После этого можно оповестить контрагентов и начинать обмениваться электронной документацией.
Отправить оповещение контрагенту о том, что вы начали пользоваться электронным документооборотом и приглашаете его в систему, можно 2 способами.
Если контрагентов много, можно воспользоваться массовой рассылкой приглашений по списку.
Переход на электронный документооборот позволяет компаниям экономить на бумаге, печати, архивировании, доставке бумажных документов. Не требуется приобретать копировальные машины, тратить средства на краску для печати, ремонт и комплектующие.
Электронные документы защищены от несанкционированного доступа благодаря системе шифрования. В 1С-ЭДО ввод почти всех параметров настроен автоматически. Сотруднику достаточно только создать новый документ и выбрать контрагента для отправки данных.
Пользователи в режиме онлайн видят изменения статуса обмена документацией: отправлен, получен, подписан, документ отклонен. Потерять электронные документы невозможно, как бумажные. Вся информация сохраняется в системе и может быть использована по назначению. Весь документооборот под контролем без лишних усилий.
Если подключение ЭДО является для вас сложным или вы не можете исправить ошибки, которые появляются после заполнения полей регистрации, обращайтесь в компанию «Антарес» за помощью. Наши специалисты быстро и недорого настроят все системы и сервисы, после чего сотрудники смогут быстро начать работу.
Контакты
Дополнительно
Соглашение
Сайт собирает метаданные пользователей (cookie, IP-адрес, данные о местоположении). Продолжая работать с сайтом, вы даете на это согласие. Все указанные на сайте цены носят информационный характер и не являются публичной офертой (ст. 437 ГК РФ).