Платежный календарь в программе 1C ERP

Платежный календарь — полезный инструмент контроля над движением денежных средств в организации. Он отражает ожидаемые поступления и выплаты в заданный временной интервал (чаще всего на неделю или месяц).

Такой календарь помогает предотвратить дефицит средств, рационально распределять платежи, составлять финансовые прогнозы и грамотно распоряжаться денежными средствами.

Платежный календарь: что это и для чего нужен

Платежный календарь служит инструментом оперативного финансового планирования, позволяя казначею эффективно управлять денежными потоками организации, формировать платежный график и обеспечивать его своевременное выполнение.

Платежный календарь предоставляет широкий спектр возможностей управления финансовыми ресурсами:

• Настроить структуру и содержание календаря;
• Учитывать платежи по заказам с частичной оплатой;
• Рассчитать сумму платежей с учетом распределения по банковским счетам, кассам и датам;
• Применять фильтры по компаниям, временным интервалам, валютам, счетам и кассам;
• Разложить поступления и выплаты до уровня конкретных расчетных операций;
• Группировать объекты платежей по статьям ДДС, получателям, приоритетам, операциям (например, конвертация валюты, расчеты с поставщиками и прочее);
• Распределять группы заявок по дням оплаты, счетам и кассам, включая средства ГОЗ;
• Составлять планы денежных средств;
• Формировать пакеты документов для безналичных переводов;
• Передавать платежные поручения в банки.

Функционал платежного календаря в 1C ERP

Платежный календарь в системах 1С ERP и 1С КА включает ряд важных инструментов, обеспечивающих эффективное управление денежными средствами и предотвращение кассовых разрывов.

Далее приведено подробное описание его функционала.

Распределение списаний и поступлений

Если документы находятся в статусе «Списание не распределено», можно закрепить их за нужным расчетным счетом или кассой. Для этого используют вкладку «Распределение по счетам». Выбор счета не сказывается на отражении платежей в платежном календаре. Чтобы обновить данные, воспользуйтесь командой «К оплате».

Для перевода документа на другой счет или кассу выполните следующее: выберите нужный документ, кликните «Изменить платеж» и укажите требуемый счет или кассу.

Либо можно перетащить документ из списка «Платежи» в нужную строку (расчетный счет/кассу и дату платежа) раздела «Календарь».

Перенос даты платежа

Переместить запланированные даты списания для документов «Заявка на расходование средств» можно с использованием следующих кнопок:

• «Перенести на последний день», «Перенести на первый день» или «Перенести на дату...», чтобы выбрать точную дату;
• «Вперед» и «Назад», чтобы сдвинуть дату на один день вперед или назад.

Разбиение платежа

Для того, чтобы разбить платеж, нужно в разделе «Платежи» выбрать нужный объект оплаты, нажимаем кнопку «Изменить платеж» и в списке выбрать пункт «Разбить оплату».

В следующем окне нужно указать часть суммы, которую нужно перенести на указанную дату.

Переводы между расчетными счетами

Можно управлять переводами средств прямо внутри платежного календаря. Для перевода между счетами или кассой выбрать нужный счет, нажать кнопку «Запланировать» и выбрать пункт «Перечисление на другой счет».

После этого автоматически формируется документ «Распоряжение на перемещение денежных средств».

Проведение документа «Распоряжение», обновляет данные календаря и остаточные суммы.

Установка статуса «К оплате»

В разделе «Платежи» или в режиме «Список заявок» нужно выбрать необходимые заявки и нажать кнопку «К оплате».

Формирование реестра платежей

Нажав кнопку «Реестр платежей» в шапке календаря можно сформировать реестр платежей по всем запланированным поступлениям и списаниям. А так же есть возможность настроить реестр, выбрав организацию, счета, типы документов, статусы, группировки.

Формирование платежных поручений

Заключительный этап — создание платежных поручений для отправки в банк-клиент и бухучет. Чтобы сформировать документы для одного расчетного счета, перейдите в раздел «Платежи» и кликните на кнопку «Сформировать списания ДС».

Если же нужно обработать сразу все счета, зайдите в интерфейс «Список заявок» и там повторно воспользуйтесь кнопкой. Затем откройте окно «Контроль заявок на кассовые расходы» и отметьте нужные заявки. Система автоматически объединит заявки, которые были оплачены одной датой, с одного счета и одному поставщику, в единый документ.

Готовые платежные поручения проверяются и при необходимости редактируются в журнале документов «Безналичные платежи», после чего они будут готовы к отправке в банк-клиент.

Настройка платежного календаря в программе 1C ERP

Для подключения функционала «Платежный календарь» в 1С ERP необходимо включить функционал Заявки на расходование денежных средств:

• НСИ и администрирование → Казначейство и взаиморасчеты → Планирование контроль денежных средств → Заявки на расходование денежных средств.
• Открыть «Платежный календарь»: Казначейство → Платежный календарь.

Чтобы настроить Платежный календарь, воспользуйтесь кнопкой «Ещё», размещенной в правом верхнем углу.

Платежный календарь показывает заявки со статусами «Согласованная», «К оплате» и «Не согласованная», если эта опция включена в настройках. Заявки со статусом «Отклонена» в календаре не отображаются.

Виды отображения календаря

Платежный календарь функционирует в трёх ключевых режимах, переключение между которыми осуществляется посредством команды «Вид»:

• Заявки → Календарь: отображается перечень заявок на использование финансовых ресурсов и расписание поступлений/списаний. Данный режим предназначен для удобного распределения заявок по датам в платежном календаре;
• Календарь → Платежи: предоставляется подробный календарь выплат с детализацией до уровня конкретных заявок, счетов-фактур, ордеров и контрактов для каждого элемента расписания. Используется для детального изучения структуры доходов и расходов, перераспределения заявок и подготовки поручений на передвижение денег;
• Список заявок: демонстрируется полный перечень запросов на расходование финансов. Этот режим позволяет управлять всеми заявками централизованно, отображая большее количество сведений о каждой заявке (перечень отображаемых полей настраивается с помощью опции «Ещё – Изменить форму»).

Заявки → Календарь

На рабочем месте Платежный календарь реализованы разные режимы управления информацией (задаются кнопкой Вид).

При выборе режима Заявки → Календарь, осуществляется распределение платежных документов по открытым расчетным счетам и кассах организации. Отображается перечень заявок вместе с детализированными показателями остатков и оборотов, сгруппированными по каждому счету и кассе отдельно по видам валют.

Процесс назначения платежей на ближайшие дни и подходящие банковские счета производится нажатием кнопки К оплате. Система автоматически определяет оптимальный расчетный счет или кассу для каждой конкретной заявки, проверяя наличие достаточного объема средств на счете. После завершения процедуры распределения выбранные заявки переходят в состояние «К оплате».

Допускается одновременно назначать оплату одной либо сразу нескольким заявкам. Автоматическое назначение осуществляется согласно очередности размещения реквизитов банковского счета в интерфейсе платежного календаря сверху вниз. Если в самой заявке заранее указан определенный счет для выплаты, именно этот счет получит преимущество при назначении платежа.

Закрытые и удаляемые счета и кассы не выводятся в списке доступных вариантов при перераспределении расходов или изменении расчетов по ним.

Итоговые данные распределения отображаются в специальном разделе документа заявки на расходование денежных средств, называемом «Распределение по счетам».

Календарь → Платежи

Режим Календарь → Платежи используется для детальной работы с данными календаря, обеспечивает работу с платежами при помощи различных инструментов системы. В верхней табличной части выводятся данные по остаткам и оборотам с группировкой по банковским счетам/кассам в разрезе валюты.

Банковский счет/касса в платежном календаре является узлом дерева, при разворачивании которого выводится информация по поступлениям и списаниям денежных средств. Поступления и списания детализируются до документов оперативного планирования платежей (объектов оплаты), детальная информация по которым отображается в нижней табличной части.

В роли объектов оплаты выступают:

• Заявки на расходование денежных средств;
• Ожидаемые поступления денежных средств:
  • оплаты заказов клиентов, накладных, договоров (по графикам);
  • возвраты денежных средств от поставщиков;
  • оплаты по документам «Передача товаров между организациями».
• Ожидаемые списания (без оформленных заявок на расходование денежных средств):
  • оплаты заказов поставщикам, накладных, договоров (по графикам);
  • возвраты денежных средств клиентам;
  • документ Ввод остатков взаиморасчетов по договорам аренды (из графика исключаются платежи строки оплаты, которых меньше даты документа ввода остатков);
  • оплаты по документам «Передача товаров между организациями».

Возможности, доступные в режиме Календарь → Платежи:

• Изменение параметров платежей: позволяет перенести срок платежа и изменить расчетный счет или кассу путем переноса заявок на оплату с одной даты или счета на другую прямо в календаре (используя кнопку «Изменить платеж»);
• Группировка расчетных документов: обеспечивает удобную сортировку накладных, заказов, заявок и прочих платежных операций по разным критериям, таким как статья движения денежных средств, операция, подразделение или приоритет заявки (с помощью кнопки «Группировка»).

Список заявок

Режим Список заявок предназначен для назначения конкретных счетов и касс каждой заявке.

Здесь отображаются все заявки:

• Распределённые, ожидающие оформления платёжного документа;
• Нераспределённые, которым ещё предстоит назначить счёт, кассу и дату оплаты.

Дополнительные инструменты платежного календаря включают:

• Возможность выбрать заявки, подлежащие обязательному назначению банковских счетов/касс и дат оплаты («Только к распределению»);
• Удобную группировку заявок по подразделениям, операциям, статьям ДДС, приоритетам заявок, контрагентам и другим параметрам («Группировка»).

Подведем итоги

Платежный календарь в 1С ERP представляет собой важнейший инструмент для компаний, заинтересованных в грамотном управлении своими средствами. Благодаря этому инструменту можно оптимизировать процессы планирования платежей, своевременно отслеживать обязательства и минимизировать финансовые риски.

Если вы ещё не пользуетесь данным календарём в 1С ERP, самое время заняться его интеграцией и настроить работу с ним прямо сейчас. Ваша компания сможет эффективнее управлять рисками и обрести больше устойчивости и конкурентных преимуществ на сегодняшнем динамичном рынке.

Компания «Антарес» обеспечивает полный цикл работ по внедрению 1С: ERP, начиная от анализа потребностей бизнеса и заканчивая поддержкой пользователей.

Специалисты компании обладают необходимым уровнем квалификации и сертификациями, позволяющими эффективно решать любые задачи автоматизации бизнес-процессов.

Помимо базового внедрения, компания так же оказывает услуги поддержки и сопровождения, помогая клиентам поддерживать систему в рабочем состоянии и оперативно устранять возникающие проблемы.