Прием на работу в 1С ЗУП: пошаговая инструкция

Прием нового сотрудника — одна из самых частых операций в работе кадровика.

От того, насколько корректно Вы заполните данные в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», зависит правильность расчета зарплаты, налогов и сдача отчетности в контролирующие органы. В этой статье рассматривается все возможные сценарии трудоустройства: от приема нового сотрудника и совместителя до оформления, ранее уволенного или удаленного работника. Следуя пошаговым алгоритмам, возможно избежать типичных ошибок и делать все быстро и по закону.

Какие документы нужны от сотрудника для трудоустройства

Прежде чем приступать к оформлению в программе, необходимо получить от нового сотрудника пакет документов в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Без них прием на работу невозможен. Вот основной список:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• Трудовая книжка (если сотрудник поступает на работу впервые, компания оформляет ее сами) или «сведения о трудовой деятельности» (форма СТД-Р или СТД-СФР) для тех, кто перешел на электронную трудовую книжку.
• Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) и ИНН (при отсутствии ИНН его необходимо запросить у физического лица).
• Документы воинского учета (для военнообязанных).
• Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальной подготовки).
• Свидетельства о рождении детей (если сотрудник планирует оформлять стандартные налоговые вычеты по НДФЛ).

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, например, справка об отсутствии судимости или справка с предыдущего места работы о доходах.

Прием на работу нового сотрудника в 1С ЗУП: пошагово

Прием нового сотрудника можно оформить, даже если он работает удаленно. Все кадровые документы в этом случае подписываются электронной подписью, а сканы личных документов загружаются в программу. Существует стандартная пошаговая инструкция для «1С:ЗУП».

Шаг 1. Создание карточки «Сотрудники»

1. Необходимо перейти в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажать кнопку «Создать».
   
2. В открывшемся окне указать организацию (если их несколько) и полностью заполнить ФИО сотрудника. Программа автоматически разложит введенную строку на фамилию, имя и отчество.
   

Важный нюанс: при записи нового элемента справочника «Сотрудники» обычно создается новый элемент и в справочнике «Физические лица». В нем хранится личная информация человека, а в справочнике «Сотрудники» — информация о его работе в организации. Для одного и того же физического лица может быть создано несколько элементов справочника «Сотрудники». Например, если человек работает в организации по основному месту работы и по совместительству.

Если человек уже есть в базе (по ИНН или СНИЛС), программа предложит выбрать его карточку; если нет — создаст новую автоматически вместе с карточкой физического лица.

Шаг 2. Заполнение личных данных

Это очень важный этап, так как именно эти данные попадают в отчеты для ИФНС и СФР. Заполнить:

• Дату рождения, пол;
• ИНН и СНИЛС (обязательно);
• Затем перейти по ссылке «Личные данные» и внести информацию о гражданстве, паспортных данных и адресе регистрации. Рекомендуется использовать адресный классификатор для корректного заполнения отчетности;
• Данные о страховании (статус застрахованного лица, инвалидность) и составе семьи (для вычетов).

Эту информацию лучше ввести до регистрации приема на работу, так как она потребуется при распечатке трудового договора с работником.

Шаг 3. Оформление согласия на обработку персональных данных

Сформировать «согласие на обработку персональных данных» из карточки сотрудника по команде «Печать».

Этот документ является официальным и обязательным в соответствии с законом о персональных данных (152-ФЗ). Согласие создается как редактируемый документ, а не просто печатная форма.

Шаг 4. Ввод сведений о стаже

Перейти по ссылке «Трудовая деятельность» в карточке сотрудника. Здесь можно ввести информацию о различных стажах, в том числе и о страховом стаже сотрудника.

В редакции 3.1 программы реализована возможность автоматического расчета стажей сотрудника на основании сведений о прошлой трудовой деятельности. В таблице «Места работы» необходимо заполнить данные по трудовой книжке. По кнопке «Рассчитать стажи» открывается калькулятор, в котором следует отметить периоды трудовой деятельности, учитываемые при расчете выбранного вида стажа. Заполнение страхового стажа важно для правильного расчета больничных листов. Если не заполнить стаж, программа может рассчитать пособия неверно.

Шаг 5. Создание документа «Прием на работу»

После заполнения карточки требуется создать кадровый документ. Перейти в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и нажать «Создать» → «Прием на работу».

Ввести документ «Прием на работу» можно также непосредственно из карточки сотрудника по ссылке «Принять на работу» либо из формы списка справочника «Сотрудники», выделив нужного сотрудника и нажав кнопку «Оформить документ» → «Прием на работу».

Шаг 6. Печать приказа и отправка отчетности в СФР

После сохранения документа его можно распечатать:

• Приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) — по кнопке «Печать»;
• Трудовой договор.

В поле «Номер» документа «Прием на работу» устанавливается номер, автоматически сформированный 1С. Если в организации принята своя нумерация кадровых приказов, отличная от автоматической, номер приказа необходимо указать в поле «Печатать как». Этот же номер приказа попадет в СЗВ-ТД (ныне ЕФС-1).

Шаг 7. Настройка НДФЛ и оформление вычетов

Заключительный этап — «настройка» налогообложения. Заполняется в карточке сотрудника «статус налогоплательщика» (резидент/нерезидент). Если работник имеет право на стандартные вычеты на детей, оформите их отдельным документом «Заявление на вычеты по НДФЛ». Сделать это необходимо «до начисления первой зарплаты», чтобы налог был рассчитан верно с самого начала.

Как в 1С ЗУП принять на работу ранее уволенного сотрудника?

Процедура приема бывшего сотрудника имеет важное отличие: «нельзя создавать для него новое физическое лицо», иначе налоги и взносы будут рассчитываться некорректно, а в базе возникнет опасное задвоение данных. В программе нужно действовать так:

1. Зайти в справочник «Сотрудники» и нажмите «Создать».
2. Указать организацию и ФИО бывшего работника.
3. Программа предложит найти человека с похожими данными. Выйдет сообщение: «Найден человек с похожим именем». Нажать «Да, это тот, кто мне нужен». Таким образом, привяжется новый сотрудник к уже существующему физическому лицу в базе, и все данные (ИНН, СНИЛС) подтянутся автоматически.
4. После этого оформить документ «Прием на работу» стандартным способом. В результате в программе будет два сотрудника (уволенный и принятый), но они будут привязаны к одному физическому лицу.

Что делать, если задвоение уже произошло? Если по ошибке создали новое физическое лицо для бывшего сотрудника, в программе ЗУП 3.0 есть специальный сервис, позволяющий объединить таких задвоенных физических лиц. Он находится в разделе меню «Кадры» → «Сервис» → «Объединение личных карточек».

Алгоритм объединения:

1. Перейти «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей».
2. В поле «Искать в» выбрать «Физические лица».
3. Нажать «Найти дубли» — появится список групп дублей.
4. Выбрать основной элемент (оригинал) и отметить его синей стрелкой.
5. Для всех остальных элементов нажать «Удалить дубли» — система автоматически заменит все ссылки на оригинал.

Объединение задвоенных сотрудников критически важная операция, требующая внимательности, поскольку дубли физических лиц приводят к ошибкам в данных, неправильному расчету НДФЛ и взносов, а также ошибкам в отчетности.

Трудоустройство внешнего и внутреннего совместителя в 1С ЗУП

Прием совместителя имеет свои особенности: работа выполняется в свободное от основной работы время и не может превышать 4 часов в день. В документе «Прием на работу» для совместителя обязательно правильно укажите «вид занятости» («Совместительство»), график работы и размер ставки.

В зависимости от типа совместительства алгоритм действий различается:

• Внешний совместитель — это сотрудник, который уже работает в другой организации. В 1С его оформляют так же, как и нового сотрудника: создают отдельную карточку в справочнике «Сотрудники» и, если это новый человек в вашей базе, создают еще и карточку «Физические лица».
• Внутренний совместитель — это сотрудник, который уже работает у вас на основной должности. Для него «не нужно» создавать новое физическое лицо. В справочнике «Физические лица» найдите нужного человека, перейдите по ссылке «Работа» и создайте «Новое место работы». Программа автоматически заполнит все личные данные.

Прием на удаленную работу в программе 1С ЗУП

Существует возможность направить трудоустраиваемому сотруднику анкету с запросом данных, которые вам необходимы для его оформления на работу.

1. Для начала нужно активировать функцию сбора данных и настроить запрашиваемые данные.
2. После включения функции в разделе «Кадры» станет доступен подраздел «Данные для оформления на работу».
   
3. Чтобы отправить анкету трудоустраивающемуся, создайте физическое лицо с следующими заполненными данными: ФИО, электронная почта.
4. После создания физлица перейдите в раздел «Кадры» – «Данные для оформления на работу» и нажмите кнопку «Создать».
5. В открывшемся окне выберите ранее созданное физлицо.
   Убедитесь, что адрес электронной почты указан правильно.
6. В разделе «Срок исполнения» укажите дату, до которой необходимо прислать данные.
7. По кнопке «Показать запрашиваемые данные» можно отредактировать данные, которые нужно запросить у трудоустраивающегося (из которых будет состоять его анкета).
   
8. Для отправки анкеты нажмите «Отправить в кабинет сотрудника».

После отправки данных, будущему работнику на почту приходит письмо с приглашением в его личный кабинет. Ему будет нужно перейти по ссылке и установить пароль. После завершения всех процедур трудоустраивающийся работник попадает в личный кабинет, в котором доступна только анкета, которую вы ему направили. После того, как трудоустраивающийся работник заполнит все данные и приложит сканы, он отправляет их Вам по нажатию кнопки «Отправить на проверку».

1. После отправки анкета будет загружена в Вашу программу для проверки. У документа «Данные для оформления на работу» в столбце «Состояния документа» будет статус «Данные получены».
2. Проверьте данные сверив их с приложенными сканами. Если данные указаны верно, переведите бегунок вправо, так, как это показано на картинке ниже.
   

Типовым функционалом в личную карточку работника данные можно перенести только вручную (путем копирования). Есть возможность написания Обработки, которая будет переносить данные из документа в личную карточку работника.

После приёма на работу работнику будет направлено согласие на присоединение к КЭДО по той форме, которая используется у Вас на предприятии.

Прием на работу иностранного гражданина

Оформление иностранного работника требует особого внимания к деталям. Алгоритм действий стандартный, но с рядом обязательных уточнений. Для ввода ФИО допускается вводить с использованием букв латинского алфавита, строго как в документе, удостоверяющем личность. В поле «Гражданство» необходимо указать страну или выбрать статус «Лицо без гражданства».

Документ, удостоверяющий личность, выбирается из специального классификатора, данные заполняются строго по документу. На вкладке «Страхование» для этого следует выбрать соответствующий статус застрахованного лица. На вкладке «Налог на доходы» указать статус налогоплательщика-нерезидента (если это так) и дату установления этого статуса. От этого зависит расчет НДФЛ. На вкладке «Дополнительно» документа «Прием на работу» указать данные о разрешении на работу (патенте) или разрешении на проживание.

Подведем итоги

Архитектура данных в «1С:Зарплата и управление персоналом» построена на строгом разделении биографических сведений о человеке и его трудовых отношений с конкретным работодателем. Были рассмотрены все основные сценарии приема на работу в программе 1С ЗУП: от нового сотрудника до сложных случаев, таких как повторный прием или оформление совместителя. Некорректное создание или связывание элементов справочников «Физические лица» и «Сотрудники», а также появление дублей неизбежно приводят к сбоям в расчете заработной платы, искажению налоговых начислений и ошибкам в регламентированной отчетности.