Синхронизация 1С ЗУП и 1С ERP

1С ERP – флагманский продукт 1С, который может решить задачи управления любой организации, в том числе и вопросы зарплаты и управления персоналом.

Однако, в некоторых случаях 1С ЗУП используется совместно с ERP. В данном материале рассмотрим для чего это нужно, рассмотрим методы обмена данными, настройки и особенности синхронизации программ и другое.

Для чего нужно синхронизировать ERP и ЗУП?

Одна из причин использования двух программ – частое изменение законодательства в части начисления заработной платы, и, если в ЗУП изменения вносятся быстро, то срок тех же обновлений в ERP может занимать недели. Вторая причина – это разделение финансового и зарплатного контура, что помогает легче настроить разделение доступов к закрытой информации. Среди прочих причин – упрощение обслуживания баз, специализация профильных специалистов на знакомых конфигурациях и др.

Методы обмена данными

Синхронизация данных осуществляется по линиям справочников и документов. Существует вариант односторонней выгрузки данных, из одной конфигурации в другую, и двусторонней синхронизации ручной или автоматической. В основе процесса обмена данными лежит передача информации через текстовые сообщения формата Enterprise Data. Вариантов данного взаимодействия баз несколько:

• прямое подключение баз с одного компьютера;
• подключение через локальную сеть;
• прямое подключение через интернет соединение;
• соединение по локальному или сетевому каталогу:
• связь через FTP-ресурс;
• обмен по электронной почте.

Настройка синхронизации ЗУП и ЕРП: пошаговая инструкция

Создание синхронизации данных подразумевает выполнение порядка настроек по очереди для ERP и для ЗУП. Начинать можно с любой конфигурации, и в зависимости от желаемого результата. На примере рассмотрим первоначальную настройку ЗУП.

1. Для начала проставим соответствующий флаг в разделе «Администрирование» в ЗУП (аналогично сразу сделаем это в разделе «НСИ и администрирование» в ERP) для возможности проведения синхронизации, и перейдем в «Настройки синхронизации данных»:
   
2. Нажмем «Создать» и выберем вторую намеченную конфигурацию, в данном случае ERP:
   
3. Выберем подходящий нам тип подключения:
   
4. Перейдем к параметрам подключения, где укажем путь к каталогу второй информационной базы:
   
5. На этапе настройки общих параметров синхронизации данные предзаполнены автоматически. Здесь следует обратить внимание на префиксы – если они не указаны, нужно их указать в каждой конфигурации:
   
6. Ждем обработку данного процесса некоторое время, после чего получаем успешный результат:
   
   
7. Перейдем к шагу по установлению правил отправки и получения данных. Например, проставим галочку на «Отправлять данные по сотрудникам», по сведениям о выплате зарплаты выберем опцию «Отправлять как ведомости на выплату зарплаты»:
   
8. Теперь произведем первоначальную выгрузку данных:
   
   
9. Теперь можем перейти в ЕРП. Здесь увидим такую картину:
   
10. Двойным нажатием на появившуюся строчку откроем настройки, где продолжим нашу работу с третьего шага:
    
11. Здесь предположим, что нам не нужно отправлять никакие данные из ЕРП в ЗУП, сделаем соответствующую пометку и сохраним:
    
12. Сопоставление и загрузка данных занимает некоторое время, в результате получаем сведения справочников:
    
13. Двойным щелчком или через кнопку «Сопоставить» можно открыть каждый справочник, проанализировать данные, внести корректировки:
    
14. По завершению данного этапа установим флаг в поле «Закончить сопоставление данных», «Далее»:
    
15. Синхронизация завершена:
    

Выполнение начальной выгрузки данных из ЕРП в данном случае нам ничего не даст, так как в настройках было установлено, что данные из ЕРП не отправляются:

На этом процесс синхронизации окончен.

Особенности синхронизации объектов

В управлении организацией одну из важнейших ролей имеет актуальность и правильность нормативно-справочной информации. Выгрузка документов тоже нужна и имеет свои особенности и специфику. Рассмотрим синхронизацию этих сведений.

Нормативно-справочная информация

Организации и регистрации в налоговых органах

Если происходят изменения справочника Организации, обязательно происходят изменения зависимого справочника «Регистрации в налоговом органе», где нет функции записи о дате вступления изменений.

Синхронизация кадровых данных

Выгрузка кадровых данных по должностям и штатному расписанию происходит тогда, когда они в ЗУП заполнены в сведениях по работнику. Здесь важно заметить, что происходит только отправка информации из регистра сведений «Кадровая история», сами кадровые документы передаваться не могут.

Зарплатные проекты

В данном примере со стороны ЗУП задействован справочник «Зарплатные проекты», а со стороны два справочника – «Контрагенты» и «Банковские счета», т. е. из одного справочника ЗУП идет распределение сведений между двумя справочниками ЕРП. Конкретно, для преобразования данных из зарплатного проекта в контрагента берутся реквизиты «Наименование» и «ИНН». Конвертация в «Банковский счет» применяет реквизиты «Банк», «Расчетный счет», «Валюта» зарплатных проектов. При этом произойдет сопоставление контрагентов, и программа автоматически установит сюда контрагента данного зарплатного проекта.

Настройка расчетов резервов по оплате труда

При синхронизации справочников «Настройки расчетов резервов по оплате труда» (одноименных в обеих конфигурациях) загружаются параметры: «Организация», «Расчетный год», «Вид резерва» и на вкладке «Налоговый учет» отметка «Формировать резерв». Если закладка «Бухгалтерский учет» имеет фиксацию метода начисления «МСФО», в ЕРП, несмотря на это, будет установлен параметр «Нормативный метод начисления резерва».

Фамилия, имя, отчество физических лиц

Обмен данными нередко подразумевает передачу ФИО некоторых физических лиц. Любое редактирование, добавление, удаление фиксирует запись в истории изменений ФИО, и проводится фиксация изменений для соответствующего элемента справочника «Физические лица», который выгружается в данном процессе.

Документы

Ведомости на выплату зарплаты

Для выгрузки ведомостей на выплату заработной платы нужно в настройках обмена ЗУП раздела «Дополнительные настройки отправки документов» отметить «Отправлять как заявки на расход денежных средств»:

Здесь рассмотрим со стороны ЗУП документы – «Платежное поручение», «Ведомость на счета», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика», со стороны ЕРП – «Заявка на расходование денежных средств».

Документ «Платежное поручение» может содержит в себе одну или несколько ведомостей в банк, которая обособленно в ЕРП не выгружается, а процесс проходит через «Платежное поручение», в котором зафиксирована «Ведомость в банк».

Во время выгрузки в ЕРП ведомости на выплату ЗП будут автоматом созданы сразу две заявки на расходование денежных средств: с хозяйственной операцией «Выплата по ведомости по зарплатному проекту» и операцией «Перечисление налогов и взносов» (признак «Перечисление в бюджет»).

«Заявка на расходование денежных средств» подразумевает выбор из вариантов:

• по зарплатному проекту (загрузка «Платежного поручения»);
• по ведомости (загрузка «Ведомости на счета»);
• через кассу (загрузка «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика»).

Итоговая сумма «К выплате» из ведомости равна сумме заявки на расходование денежных средств (выплата зарплаты).

Начисление ЕНП

Документ Начисление ЕНП может загружаться из ЗУП в ЕРП, в этом случает тип налога должен быть выбран «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента».

Резервы по оплате труда

Применительно к документу «Резервы по оплате труда» при обмене из ЗУП в ЕРП происходит выгрузка сведений с закладки «Обязательства и резервы (сводно)». Еще предполагается самостоятельное заполнение статей доходов и расходов элемента «Резервы по оплате труда» при аналогичном обмене из ЗУП в ЕРП. Статьи расходов необходимо занести в «Резервы по оплате труда» в ЕРП во время первичной загрузки, далее будет происходить автоматическое заполнение таких же статей в дальнейших загружаемых таких же документах.

Отражение зарплаты в финансовом учете

Выгрузка по отражению зарплаты в финансовом учете из ЗУП происходит без детализации по физ. лицам. В ЕРП конкретизация расходов на оплату труда по физ. лицам недоступна при ведении зарплаты во внешних системах.

Ограничения и ошибки при синхронизации 1С ЗУП и ERP

Программы 1С имеют широчайшие возможности и постоянно совершенствуются, однако, к сожалению, все равно существуют некоторые ограничения, с которыми может столкнуться пользователь.

• Представим ситуацию, что организация ведет учет зарплаты сразу в двух комплексах – и в ЗУП, и в ЕРП. Чтобы это было возможно, должна быть активирована функция «Использовать программу для кадрового учета и расчета зарплаты». Минус здесь в том, что тогда сценарий обмена будет невозможен технически, ведомости в ЕРП загрузить не получится. Также, если ЗУП используется для ведения и кадрового учета, и расчета ЗП (стоят соответствующие настройки), а в ЕРП не активирован вариант «Использовать программу для кадрового учета и расчета зарплаты», то, во время выгрузки документа «Резервы по оплате труда», система покажет ошибку, что эти резервы загружены, но недоступны.
• Также, когда происходит обмен между ЗУП и ЕРП значениями полей с типами перечислений «Виды операций по зарплате» и «Виды начислений оплаты труда для налогового учета по налогу на прибыль», сопоставление происходит по наименованию. Из исходной базы происходит выгрузка идентификатора значения перечисления, и, если в принимающей базе не найдется перечисление со взятым идентификатором, перенос данных не будет осуществлен, поле в принимающей базе останется незаполненным.

Учитывая вышеперечисленное, рекомендуется ведение кадрового учета и расчета заработной платы раздельно в конфигурациях.

Заключение

Грамотно настроенная синхронизация 1С:ERP и 1С:ЗУП даст возможность регулярного обмена информацией по финансам и кадрам, что гарантирует снижение риска ошибок в соответствующих видах учета, отсутствие дублирования информации, получение всегда актуальных данных и информации, позволяющих комфортно вести эффективное управление Вашей организацией.

Если Вас интересует синхронизация 1С ERP и 1С ЗУП, а также другие услуги по настройке, внедрению, обслуживанию данных и других решений от 1С, обращайтесь к профессионалам команды «Антарес».