Все, что нужно знать о КЭДО

Кадровые отделы организаций применяют несколько десятков типов различных документов (приказы, заявления, трудовые договоры, распоряжения, положения и т. д.), которые ранее обязательно приходилось распечатывать (часто по несколько экземпляров), организовывать проставление личных подписей участников документооборота и обеспечивать создание, сохранность настоящего архива.

22 ноября 2021 года вышли изменения трудового законодательства, после которых стало доступно внедрение электронного кадрового документооборота, что может существенно упростить работу по данным процессам.

Что такое КЭДО?

КЭДО (кадровый электронный документооборот) – это процесс, который подразумевает обработку документов, связанных с трудовыми отношениями, включающий создание, подписание, применение, сохранность работодателем, работником или потенциальным (будущим) работником на предприятии. Каждое событие получает верификацию через электронную подпись, что даёт им юридическую силу равную при проставлении физической личной подписи.

Если коротко, принцип такой: работник отдела кадров создает в системе электронный документ, отправляет сотруднику, которому сразу приходит уведомление. Сотрудник проводит ознакомление, ставит электронную подпись, и документ возвращается кадровику.

Интерфейс главной страницы веб-версии выглядит так:

Также существуют приложения для телефона, что делает работу с сервисом еще удобнее.

Законы, регулирующие кадровый ЭДО

Основной закон, который регулирует КЭДО, это Федеральный закон №377-ФЗ от 22.11.2021г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Внедрение КЭДО не является обязательным, работодатель сам решает, как вести работу – в электронном варианте или бумажном (ч.1 ст.22.2 ТК РФ). Электронные документы не должны повторно создаваться на бумажных носителях в соответствии с ч.1 ст.22.1 ТК РФ. Также КЭДО регулируется через:

• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Приказ Минтруда России от 20.09.2022 N 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Внедрение КЭДО имеет ряд преимуществ, а иногда и недостатков, рассмотрим по порядку.

Преимущества для работодателя:

1. Снижение нагрузки на кадровых работников – за счет автоматизации операций, осуществления их в онлайн режиме;
2. Сокращение расходов – на канцтовары, краску для принтеров, почту, архив и др.;
3. Минимизация ошибок – КЭДО помогает снизить риск человеческого фактора, соблюдать требования российского законодательства;
4. Исключение потерь и порчи печатных документов – всё в электронном виде, не может быть утеряно или испорчено физически;
5. Структурирование работы – упрощается и выстраивается порядок делопроизводства, решает задачу по кадровой работе с сотрудниками на удаленной работе, сразу видно в программе подписанные и неподписанные документы;
6. Диверсификация возможностей по поиску новых сотрудников – через КЭДО можно оформить на работу кандидата из любой точки планеты;
7. Удобство для сотрудников – запрос и получение документов онлайн без посещений офиса, все документы хранятся в одном месте и всегда доступны, и защищены.

Недостатки КЭДО:

1. Негативная реакция сотрудников – некоторые тяжело воспринимают что-то новое, сомневаются в безопасности электронного хранения личных данных. В этом случае следует провести обучение сотрудников, показать все преимущества нового процесса, ответить на вопросы, развеять страхи;
2. Технические неполадки – возможны при интеграции с 1С, оформлении электронной подписи и других случаях. Должны быть утверждены и доведены до сотрудников инструкции, в которых будут прописаны действия при технических ошибках, отлажена работа технической поддержки, настроены резервные каналы и т. д.;
3. Проблемы с ведением электронных архивов – необходимо организовать резервное копирование, защиту от несанкционированного доступа, взаимодействие с государственными системами данных и др.;
4. Ошибки при формировании документов – возможны обычно на первичных этапах с шаблонами печатных форм, маршрутами следования документов, форматами. Решается проведением обучения, ознакомлением с инструкциями, дополнительным контролем и другими способами.

Переход на КЭДО в 1С: этапы внедрения

Переход на КЭДО происходит поэтапно, где каждый шаг подразумевает определенные действия, разграничение ответственности. Нужно подготовиться к внедрению – изучить кадровые процессы в организации, продумать порядок перехода на КЭДО, установить сроки. Далее переходим к этапам интеграции системы.  

Выбор сервиса кадрового ЭДО

В настоящее время на рынке представлены, как государственная платформа «Работа в России», доступ к которой можно получить через Госуслуги, так и собственная информационная платформа работодателя, которая может быть разработана самостоятельно, либо с привлечением сторонних компаний. Обычно второй вариант включает бо́льший функционал и высокую надежность. Данной системе требуется обязательное гарантирование возможности создания электронного документа, подписания, хранения, и регистрацию факта его получения всеми задействованными сторонами трудового процесса. Все расходы по внедрению и отладке несет работодатель. Выбранная платформа должна быть указана в локальном нормативном акте о внедрении кадрового электронного документооборота.

Документы для перевода в электронную систему

Список документов, которые организация желает вести электронном формате, выбирается на своё усмотрение, приняв во внимание установленные законом ограничения. По КЭДО можно вести почти все документы, кроме указанных в ч.3 ст.22.1 Трудового кодекса РФ. Например, по данному процессу, можно вести: трудовые договоры и соглашения о расторжении данных договоров, дополнительные соглашения к договорам, графики отпусков, заявления об увольнении, согласия на перевод, объяснения, договоры о материальной ответственности и др. К исключениям относятся: приказы об увольнении сотрудника, акты о несчастном случае на производстве, документы, которые подтверждают прохождение сотрудником инструктажей по охране труда, трудовые книжки.

Выбор вида электронной подписи

Существует три типа электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Для большинства сотрудников подойдет усиленная неквалифицированная ЭП, для руководителя и сотрудника отдела кадров нужна усиленная квалифицированная ЭП. Подробнее можно узнать в законе «Об электронной подписи».

Локально-нормативные акты

При переходе на КЭДО работодателю необходимо создать локальный нормативный акт (ЛНА) о внедрении кадрового документооборота, это может быть Приказ работодателя, где стоит указать всех ответственных за новый процесс. Также, нужно разработать Положение о КЭДО, где будет прописан порядок ведения КЭДО, условия использования электронных документов. Данные ЛНА принимаются после согласования с профсоюзом, при его наличии в организации (ч.2 ст.22.2 ТК РФ и ч.3 ст.22.2 ТК РФ). Также, нужно создать документ, подтверждающий ознакомление и согласие по КЭДО.

Уведомление сотрудников о переходе

Уведомление персонала о предстоящем переходе на КЭДО разумно начинать заранее, провести обучение, и чтобы при необходимости было время на работу с возражениями, чтобы максимальное количество работников согласились на переход на КЭДО. Требуется получить согласие с каждого сотрудника либо на бумаге с личными подписями, либо в электронном виде. Если работник не согласился, то работодатель обязан продолжить ведение кадровых документов в бумажном представлении. Если сотрудник не выразил документально ни отказа, ни согласия на КЭДО, это расценивается как несогласие сотрудника, работа. Позднее сотрудник может поменять решение и изъявить документальное желание на электронный формат ведения кадровой работы, это можно сделать в любой момент времени. Если же работник дал согласие на КЭДО и хочет его отозвать, это сделать невозможно в соответствии с законодательством (Письмо Минтруда России № 14-6/ООГ-7321 от 24.11.2022г).

Сотрудников, кто принят на работу впервые после 31.12.2021г. и до этой даты не имел официального трудового стажа, необходимо ознакомить с порядком работы с КЭДО, но согласие брать не нужно, работодатель вправе осуществлять кадровую работу с такими сотрудниками в любом формате – электронном или бумажном. Таких работников работодатель даже вправе уволить, при отказе от перехода на кадровый электронный документооборот. Остальных сотрудников при отказе от КЭДО уволить нельзя по закону, также тех, у кого нет электронной подписи (ст.22.2 ТК РФ).

Примеры работ с документами в сервисе

1. Для заказа справки нужно нажать кнопку «Заказать справку» в нижней части экрана. Для примера выберем 2-НДФЛ:
   
2. Можно выбрать назначение – для подтверждения доходов или для декларации, можно выбрать любой период, и вариант получения из трёх представленных (см. скриншот):
   
3. После нажатия на кнопку «Заказать» выходит сообщение, что запрос отправлен в кадровую службу:
   
4. После этого при необходимости можно просмотреть параметры запроса справки во вкладке «Данные», и сформированное заявление во вкладке «Заявление», которое можно сохранить и распечатать:
   
   
5. Данный запрос не требует согласования, и появляется в разделе «Мои задачи» у ответственного сотрудника (например, кадрового сотрудника или руководителя):
   
6. Для дальнейшей работы открывается данный запрос и сотрудник проводит необходимые действия:
   

Работа с другими запросами по принципу аналогична, например, для заявления на отпуск нажимаем в соответствующем поле «Подать заявление», можем выбрать вид отпуска. Также, удобный функционал в разделе «Информация», где видно количество накопленных дней отпуска, и можно посчитать, когда накопится нужное количество дней, и посмотреть количество накопленных дней на конкретную любую дату:

1. Далее можно указать желаемые параметры (см.скриншот) и выбрать замещающего сотрудника, отправить на согласование:
   
2. В кабинете сотрудника у руководителя появится отправленное заявление на отпуск для согласования:
   
3. После согласования можно открыть данную заявку для дальнейшей работы по регламенту:
   

В разделе «Зарплата» можем просмотреть и скачать расчетные листы за любой период. Для отображения сумм нажать на значок глаза в верхнем левом углу. В соответствии с регламентом организации следует своевременно просматривать информацию по зарплате и ставить требующуюся отметку через кнопку «Ознакомился»:

Еще в данном разделе сверху есть вкладка «Налоговые вычеты», через которую можно подать заявление на полагающийся вычет:

Подведем итоги

Подводя итоги всего вышесказанного, можно сделать вывод, что кадровый электронный документооборот – это удобный функциональный сервис, который ускоряет работу, экономит ресурсы, помогает соблюдать юридические нормы, значительно упрощает процессы для всех сторон кадрового функционирования и гарантирует сохранность и защиту данных. Переход на КЭДО не обязателен, как для организаций, которые сами вправе решать – оставаться на бумажной работе или перейти на электронную, так и для сотрудников. Для перехода на данный сервис необходимо разработать внутренние локально-нормативные акты и собрать согласия всех работников. У КЭДО есть и минусы, но возникают не всегда, и при правильной подготовке и настроенном процессе практически нивелируются. Если Вы задумываетесь о переходе на электронный документооборот, можете обратиться к профессионалам с большим опытом из компании «Антарес».