Эффективность работы малых и крупных предприятий, концернов, компаний-производителей зависит от поставок сырья, комплектующих для производства продукции, запчастей для оборудования.
Если сразу не наладить этот процесс, производство может простаивать, а производители – терять прибыль. Закрыть потребность можно, используя автоматизированный инструментарий для планирования закупок, расчета с поставщиками, контроля движения денежных средств. Помочь в этом может установка программного обеспечения 1С:ERP.
Работа в подсистеме способствует автоматизации процесса оформления документации, что делает сотрудничество с контрагентами эффективными. Вовремя поставляются сырьевые материалы и комплектующие для работы концернов. Система 1С:ERP предоставляет для этого следующий функционал:
Это основной перечень инструментария для работы. Подробнее разберем следующие возможности модуля «Закупки».
Вносим данные, полученные из прайсов, накладных, которые предоставили контрагенты. Обычно компания заносит номенклатуру поставщика по его документации. Но случается так, что наименование номенклатуры не совпадает с названием, занесенным в информационную базу. Это не вступает в противоречие с системой 1С:ERP, которая позволяет сохранять информацию в любом виде. С каждым контрагентом заключается договор, на основании которого закрепляется прайс-лист с актуальными ценами.
Предоставлена возможность установки цен с различными условиями – оптовые, розница, скидки. Не обязательно вносить в 1С все номенклатурные позиции, можно только основные, и загрузить остальное в эксель- файле. Можно добавить в систему не только цены поставщиков, но и их конкурентов, чтобы получить возможность следить за динамикой роста цен и подбирать выгодные для себя варианты.
Условия по договору различаются для контрагентов, что тоже отражается в системе. В программе указывается срок поставок, вид расчета, склады, с которых отгружаются заказы и на какие склады поступают. Отдельными условиями сотрудничества может быть оплата в рассрочку, в кредит, предоплата, оплата по факту получения. Все это можно отразить в системе, чтобы все расчеты и взаимные обязательства не нарушались.
В зависимости от условий договора за основу принимается постоплата, предоплата и оплата частями. В соответствии с установленными условиями формируются графики платежей с автоматическим заполнением накладных. Также настраиваются отсрочки платежей, если происходит накладка с выходными или праздничными днями.
В соглашении устанавливаются цены с учетом НДС или без него, настраивается работа с многооборотной тарой. На основе договора решается, как фиксируется доставка: прием продукции через накладную или через ордер. Какой документ будет основанием для приемки, также выбирается в системе.
Для фиксации цен в подсистеме предоставляется 2 инструмента:
После регистрации цены их можно менять в колонках прайс-листов. Причем, изменения будут отображаться цветом. Если цены повысились, цифры отображаются синим цветом, если понизились – зеленым.
Для фиксации устных и письменных договоренностей в 1С:ERP, для каждого контрагента оформляется индивидуальный заказ. Инструментарий позволяет спланировать и организовать доставку, осуществлять контроль за перемещением сырьевого материала от склада контрагента до своих складских помещений.
Заказы формируются автоматически на основе необходимости потребления продукции данным предприятием. Расчет производится с учетом среднедневного потребления, времени на доставку. Заказ может повторяться, учитывая сохраненную информацию о предыдущем, чтобы меньше времени тратить на оформление. Контроль осуществляется автоматически с помощью статусов документа. Устанавливается дата поступления. На основе анализа дат поставок можно сформировать график на месяцы. Статусы отображаются автоматически – оплата, наличие на складе, доставка. Их также можно проставлять вручную.
Заказа оформляется через документ – Приобретение товаров на случай, если поставка отдельная. Поступление сырьевого материала на разные склады от одного поставщика можно оформить одной накладной благодаря выбору складов в выпадающем меню.
Оплата осуществляется в рамках договора с учетом цен в прайсе. Есть возможность выписывать аванс по предоплате, можно переносить оплату с одного заказа на другой по согласованию с поставщиком.
Контролировать поставки можно по следующим статусам:
Производители с большими складскими помещениями предоставляют услугу ответственного хранения произведенной для заказчика продукции и доставляют ее по степени востребованности. Такие соглашения оформляются через забалансовый счет – прием товаров на ответственное хранение. Вся цепочка действий отражается через документы: приемка на хранение, отгрузка обратно заказчику, выкуп продукции с хранения, списание со склада.
Если был поставлен недокомплект, можно воспользоваться документом – Корректировка приобретения. Корректировка производится по согласованию сторон, чтобы отобразить в документации реальное количество поставленных товаров. Для этого составляется корректировочный счет. Возникшее расхождение между документом о поставке и корректировочном счете учитывается как недостаток товара на складе партнера. Изменение конечной цены заказа засчитывается как прочий доход. Поставка недостающего количества продукции оформляется и оплачивается как отдельная доставка.
Если предприятие пользуется иностранного комплектующими в производстве продукции, то закупки проводятся по другой статье с учетом оформления таможенной декларации. В системе 1С:ERP ведется автоматический учет грузовой таможенной документации. Если поставка не требует оформления таможенной декларации, то она оформляется как стандартная. Только дополнительно проставляются номера ГТД и страны, откуда доставляется продукция. Все расходы такого сырьевого материала оформляются как дополнительные и учитываются при расчете себестоимости производимого товара.
Если для товара требуется заполнение таможенной декларации, в системе отображается факт прохождения через таможню, а потом уже факт доставки на склад. Дополнительно можно проследить весь путь следования товара до места назначения. Таможенные услуги оплачиваются авансом или по факту прохождения. Оплачивать можно самостоятельно или через таможенного брокера.
На основе оформленной документации уже через месяц работы в 1С:ERP автоматически формируются отчеты. Динамический отчет показывает количество поставленной продукции за выбранный период с детализацией номенклатуры. По нему можно понять необходимый объем поставок на текущий месяц.
Отчет по Ведомости расчетов предоставляет детальную информацию о текущем сальдо, возможных задолженностях, произведенных оплат и взаимозачетов. Отчет по условиям необходим для анализа изменения цен, особенно, если внесена информация по конкурентам.
Чтобы работать в системе, специалисту нужно осуществлять следующие действия в программном обеспечении:
Рассмотрим подробнее каждый этап работы в блоке «Закупки».
Функционал программы 1С: ERP «Закупки» позволяет осуществлять долгосрочное планирование на месяцы и краткосрочное – на будущую неделю. Для этого используется разный инструментарий:
Все три схемы связаны между собой благодаря составлению единого сценария планирования и бюджетирования. Это позволяет автоматически заполнять многие поля при составлении бюджета, когда составляется план. Отдельное поле с планом позволяет планировать график с учетом сезонных потребностей без необходимости покупать лишнее или ждать новую доставку, так как сырьевого материала не хватило.
В системе 1С:ERP можно настроить автоматическое планирование, опираясь на информацию об остатках на складах. Провести сверки количества используемого сырья с остатками можно через генерацию отчета – Остатки и доступность товара. Дополнительно можно получить подробную детализацию, по каждому поставщику отдельно, по остаткам на складе, по использованию сырьевого материала в каждом цехе.
Инструмент Скользящее планирование позволяет внести изменения в составленный план с учетом реальных потребностей на предприятии. В плане закупок изменения отражаются автоматически, история изменений сохраняется.
В новой версии 1С:ERP доступен дополнительный инструмент – помощник планирования. В разделе Управление процессом планирования можно не только создавать планы, но оценить их эффективность.
Через документ – Обеспечение потребностей специалист создает карточки, где основная информация подтягивается автоматически из сохраненных данных. Важным моментом является настройка пополнения запасов при дефиците. Благодаря системе можно проследить движение товара через настройку – Схема обеспечения. В Настройке поддержания запасом настраивается параметр неснижаемости остатков с указанием источника и способа обеспечения.
Актуальные заявки на закупки формируются с помощью двух АРМов: заказы по плану или по потребностям. Таким образом можно учитывать остатки и резерв. Заказы по потребностям формируются на основе внутренних потребностей производителя, заказов клиентов, для хранения на складе.
Использование двух подсистем – Планирование и Обеспечение потребностей запускает автоматический процесс анализа деятельности производства, склада, маркетинга, закупок. На основе анализа данных руководство планирует развитие производства, запуск новой линейки продукции.
График оплат фиксируется не только в договоре, но и в заказах для поставщиков. Контроль за графиком осуществляется с помощью отчета – Состояние выполнения заказа или функции – Текущее выполнение.
Доставка отражается в соответствующем документе в 1С. На основе документа Поступление товара регистрируются счета-фактуры. Система 1С:ERP предоставляется большой функционал для осуществление закупочного процесса.
В системе 1С:ERP предоставляется большой функционал по оформлению закупочной документации, автоматизации рутинных задач, контролю движение товара и составлению отчетов для анализа эффективности работа производства. Специалисты, в основном, пользуются разделами: Планирование, Бюджетирование, Обеспечение потребностей. Отчеты об эффективности работы формируются по факту выполненных задач и отображают следующие параметры:
Подсистемы Бюджетирование и Планирование помогают понять, насколько точно выполняются планы и нет ли выхода из запланированного бюджета. Показатели можно проследить за любой период работы. Система помогает со стратегическим планированием, формируя модели прогнозов и прорабатывая варианты закупок, исходя из роста компании или снижения выпуска продукции.
Движение товаров можно проследить через подсистему складов. Здесь отображаются номера партий, серийные номера, количество выпущенного товара и быстрота его сбыта. Отдельно формируются отчеты по движению товаров, отдельно – по остаткам на складе.
Работа в 1С:ERP упрощает достаточно сложный закупочный процесс, автоматизируя заполнение большого количества документации, когда информация автоматически подтягивается в поля из договоров, соглашений и другой нормативной документации. Система предоставляет инструментарий по движению товаров, анализу эффективности их доставки и применения. Управление и контроль закупок значительно облегчается.
Компания «Антарес» предоставляет услугу внедрения 1С:ERP в инфраструктуру вашей компании, чтобы вы могли сразу начать работу без затраты времени на самостоятельное подключение. Предварительно консультируем по всем вопросам, помогаем с обучением сотрудников для работы в 1С. Решаем вопросы реализации возможностей бизнеса в программном обеспечении на 100%.
Контакты
Соглашение
Сайт собирает метаданные пользователей (cookie, IP-адрес, данные о местоположении). Продолжая работать с сайтом, вы даете на это согласие. Все указанные на сайте цены носят информационный характер и не являются публичной офертой (ст. 437 ГК РФ).