Можно ли направлять работникам электронные расчетные листки?

Обязанность передавать сотрудникам расчетные листки закреплена в ст. 136 ТК РФ. Работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме (ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период;
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении или других выплат;
• о размерах и основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

В недавнем письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 Минтруд России высказал мнение, что расчетные листки в электронной форме работодатели могут рассылать работникам, только если у них ведется кадровый электронный документооборот (КЭДО). Однако в Трудовом кодексе РФ нет прямого запрета на применение электронных расчетных листков работодателями, которые не перешли на КЭДО. Кроме того, порядок извещения работников (направления им расчетных листков) работодатель определяет самостоятельно и закрепляет его в локальном нормативном акте (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, письма Роструда от 07.09.2021 № ПГ/25490-6-1, от 23.07.2018 № ПГ/23734-6-1). Позднее на этом основании в ГИТ по Москве пришли к выводу, что расчетный листок может быть направлен работнику и через мессенджер, если такой порядок установлен у работодателя и работник сообщил номер своего телефона, по которому проводится его идентификация в мессенджере.

Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Например, судьи не признают нарушением рассылку расчетных листков по электронной почте (см. апелляционное определение Московского городского суда от 12.05.2017 № 33-17642/17, определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061).

По нашему мнению, если работодатель в локальном нормативном акте установил порядок рассылки расчетных листков в электронном виде, он вправе применять такой порядок. Подключение к КЭДО при этом не обязательно.

Напомним, что за невыполнение обязанности по выдаче расчетных листков работодателя могут привлечь к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа в размере:

• от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц или индивидуальных предпринимателей,
• от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.

*Взято с сайта its.1c.ru