Какие документы необходимо оформлять для расчета аванса и удержанного с него НДФЛ?

Для расчета и выплаты сотрудникам заработной платы (в том числе аванса) применяются формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Если зарплата перечисляется на банковскую карту, то составить нужно только расчетную ведомость по форме № Т-51. Ведомость заполняется на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. Аванс является заработной платой за первую половину месяца. Соответственно, сумма аванса рассчитывается за работу в первой половине месяца, то есть с 1-го по 15-е число пропорционально отработанному времени. Сведения о фактически отработанном работником количестве часов содержатся в табеле учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Следовательно, для того чтобы определить фактически отработанное в первой половине месяца время, необходимо составить табель учета рабочего времени за этот период.

При определении размера выплаты заработной платы за первую половину месяца (аванса) нужно учитывать оклад (тарифную ставку) работника за фактически отработанное время, а также надбавки за отработанное время, расчет которых не зависит от оценки итогов работы за месяц в целом, а также от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда (трудовых обязанностей). Например, к таким надбавкам относятся компенсационная выплата за работу в ночное время, надбавки за совмещение должностей, за профессиональное мастерство, стаж работы и т. д. (письма Минтруда России от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 18.09.2018 № 14-1/В-765, от 10.08.2017 № 14-1/В-725).

Указанные доплаты производятся на основании соглашений (например, о совмещении должностей), а также приказов и локальных нормативных актов о соответствующих доплатах (за ночную работу, за стаж и т. п.). При расчете зарплаты за первую половину месяца необходимо учитывать содержание указанных документов. Кроме того, важно принять во внимание кадровые приказы (о приеме на работу, о ежегодном отпуске, об отпуске без сохранения зарплаты и др.).

Таким образом, для расчета аванса (зарплаты за первую половину месяца) работодателю необходимо оформлять расчетную ведомость, табель учета рабочего времени, приказы о выплате работнику надбавок (доплат) и другие кадровые приказы, которые влияют на расчет.

*Взято с сайта its.1c.ru