Нужно ли оформлять журнал учета выдачи расчетных листков?

Трудовое законодательство не обязывает работодателя вести журнал учета выдачи расчетных листков. Однако работодателям целесообразно вести такой журнал для подтверждения выдачи работникам расчетных листков.

Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме о составных частях его заработной платы и иных выплатах. Такое извещение оформляется в виде расчетного листка.

Работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листка, учитывая при этом мнение представительного органа работников (при его наличии). Подробнее об этом см. здесь.

Трудовым законодательством не установлен порядок выдачи работникам расчетных листков, в частности, при перечислении заработной платы на банковскую карту. Порядок извещения работников (направления им расчетных листков) работодатель определяет самостоятельно и закрепляет его в локальном нормативном акте (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, письма Роструда от 07.09.2021 № ПГ/25490-6-1 и от 23.07.2018 № ПГ/23734-6-1).

В Трудовом кодексе РФ не указано, должны ли работники расписываться за получение расчетных листков или нет. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю в случае проведения трудовой инспекцией проверки будет проблематично доказать выполнение возложенной на него трудовым законодательством обязанности.

При этом Минтруд России рекомендует работодателям выдавать работникам расчетные листки именно под подпись. Это будет документальным подтверждением факта выдачи работникам расчетных листков и исключит риск привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (письмо Минтруда России от 16.07.2019 № 14-2/ООГ-5284).

Работники могут расписываться за получение расчетных листков в журнале учета выдачи расчетных листков. Форма такого журнала не утверждена, поэтому его можно составить в свободной форме. На практике в таком журнале указываются Ф. И. О. работника, сведения о должности (профессии) и структурном подразделении, в котором трудится работник, а также предусматриваются графы, где работники будут расписываться за получение расчетного листка и указывать дату его получения.

Работодатель разрабатывает и утверждает форму журнала учета выдачи расчетных листков работникам самостоятельно.

• Примерная форма журнала учета выдачи расчетных листков

Если работодатель выдает работникам заработную плату наличными (через кассу), то другим вариантом может быть проставление сотрудником подписи, подтверждающей получение расчетного листка, в специальной графе расчетно-платежной (платежной) ведомости (формы № Т-49 и № Т-53, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для этого необходимо внести в унифицированную форму № Т-49 или № Т-53 отдельную графу, например, "Расчетный листок получил(а), дата, подпись работника". Внесение изменений в унифицированные формы допускает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

При выплате заработной платы в безналичном порядке на банковские карты работников указанные платежные ведомости не оформляются.

Если локальным нормативным актом предусмотрена рассылка работникам расчетных листков на электронную почту, то оформление и ведение журнала учета выдачи расчетных листков не требуется. При направлении расчетного листка в электронной форме факт его получения может подтвердить уведомление о прочтении, направленное работником по электронной почте на адрес, с которого был отправлен расчетный листок.

Если работодатель не сможет подтвердить факт выдачи работникам расчетных листков при выплате зарплаты, то его могут привлечь к ответственности за нарушение требований трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. За это предусмотрена ответственность в виде предупреждения или штрафа:

• для должностных лиц и ИП в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.